Inleiding

Klussenbedrijf de twee linkerhanden wil graag een nieuw ERP-systeem introduceren. Momenteel wordt de boekhouding nog handmatig gedaan, en dan niet digitaal maar op papier. En wordt alles bewaard in de mappen. Aangezien we in de toekomst efficiënter en milieuvriendelijker te werk willen gaan, hebben we besloten om Exact te introduceren.

Projectopdracht

Het beoogde resultaat dat klussenbedrijf de twee linkerhanden voor ogen had is dat er binnen 7 weken een nieuwe toekomstplan wordt gecreëerd. Het plan is gebaseerd op het jaar 2020. Ook is het de bedoeling dat er een nieuw ERP-systeem wordt ingevoerd.

Momenteel maakt klussenbedrijf de twee linkerhanden nog geen gebruik van een ERP-systeem. Aangezien een ERP-systeem de werkzaamheden vermakelijk heeft klussenbedrijf de twee linkerhanden besloten om gebruik te gaan maken van het boekhoud programma Exact. Er is besloten om voor Exact te kiezen, omdat het een gebruiksvriendelijk programma is. Ook is het een relatief goedkope optie om de boekhouding mee te doen. Ook wordt klussenbedrijf de twee linkerhanden nu een stuk milieuvriendelijker, aangezien er niks meer hoeft worden uitgeprint. Alles staat nu digitaal, waardoor er ook meerdere mensen bij de gegevens kunnen.

Reikwijdte

Klussenbedrijf de twee linkerhanden bepekt zicht tot werkzaamheden aan huis.

Projectorganisatie

De projectorganisatie bestaat uit de volgende vijf personen:

-        Simon Spoor

-        Larissa Prins

-        Loïs Ebbers

-        Yannick Potgieter

-        Ishan Mangroelal

Beoogde diensten

Klussenbedrijf de twee linkerhanden is actief in en rondom uw huis.

Fasering

Het nieuwe ERP-systeem moet ervoor zorgen dat alles goed en efficiënt wordt ingeboekt. Het is hierbij vooral belangrijk dat het inkoop, - verkoop,- bank, - en kasboek goed met elkaar in verbinding zijn. Wanneer er een aanpassing wordt gedaan die van toepassing zijn op meerder aspecten, dat alles gelijk wordt aangepast waardoor alles up-to -date blijft. Ook is het belangrijk dat het systeem goed aangeeft als er grote verschillen ontstaan in de boekingen. Dit voorkomt fouten, tijd en moeite.

Belangengroepen

Bij klussenbedrijf de twee linkerhanden zijn er verschillende belanghebbende. Dit zijn namelijk de volgende groepen:

-        De klant

-        De directie

-        De opdrachtgever ( Dhr. Roelfsema)

 

Verantwoordelijk heden en bevoegdheden

De verantwoordelijkheden die van toepassing zijn bij het nieuwe ERP-systeem zal voor elk lid van de projectgroep even groot zijn. Iedereen draagt de verantwoordelijkheid dat alles goed verloopt, en dat de communicatie optimaal is. De bevoegdheden zullen niet voor iedereen hetzelfde zijn. De eindcontrole zal worden uitgevoerd door Loïs Ebbers. Voordat de facturen zullen worden ingeboekt worden ze eerst gecontroleerd door Larissa Prins. Yannick potgieter, Simon Spoor & Ishan Mangroelal zullen zich bezig houden met het inboeken van de facturen in het nieuwe ERP-systeem.

Communicatie

De communicatie bij een project is erg belangrijk. De projectgroep zal elke week bij elkaar komen. Dan zullen de problemen die voorkomen worden besproken en er zal geprobeerd worden om er een oplossing voor te vinden. Verder zal er per e-mail worden gecommuniceerd. Er wordt hierbij verwacht dat er binnen 24 uur gereageerd wordt door degene voor wie de mail is.

Mensen, middelen en kosten

Een overzicht van de inzet van mensen en middelen en de kosten van het gehele project mag uiteraard niet ontbreken. Vandaar dat een onderstaand overzicht van toepassing is op onze organisatie (per klus):

• Loon werknemers: €15,00
• Materialen/middelen: €  6,50
• Afschrijvingskosten vaste activa (bijv. bedrijfsbus): €  3,50                                              
• Totale kosten per klus: €25,00

 

Bovendien zullen de kosten van het ERP-pakket Exact Voor Bouw maandelijks €426,00 bedragen.

Ervan uitgaande dat Klusbedrijf De Twee Linkerhanden (naar schatting) dagelijks vier klussen uit zal voeren, vijf dagen per week en 52 weken in het jaar komen de begrote, jaarlijkse kosten er zo uit te zien:

• Begrote kluskosten: €26.000,00                        (25 x 4 x 5 x 52)
• Kosten Exact Voor Bouw:                                            €  5.112,00                        (426 x 12)        
• Totale begrote kosten 2017: €31,112,00

 

De kwaliteit

De kwaliteit zal worden gewaarborgd door werknemers aan te sturen een dienst te leveren van hoge kwaliteit. Dit zal gedaan worden aan de hand van een enquête, waarbij de klant ten eerste de dienst kan beoordelen, en daarnaast een beoordeling kan doen over de werknemer die de klus geklaard heeft. Zo kan, door onderling de beste werknemer willen zijn, kwaliteit en het daarbij behorende proces worden gewaarborgd. 

 

De risico’s en randvoorwaarden

Uitermate belangrijk zijn de randvoorwaarden waaronder je het project moet uitvoeren. Dit zijn onder andere:

• De afspraken die worden gemaakt bij het uitvoeren van een klus, maar ook daar omheen.
• De veiligheid van een klus staat voorop. Ongelukken van zowel kleine als grote omvang zullen moeten worden voorkomen.
• De klanttevredenheid is, op de lage kostenstrategie na, het belangrijkste streven. Werknemers moeten daar rekening mee houden.

 

Minstens net zo belangrijk zijn de risico’s die vooraf moeten worden vastgesteld. Door deze vroegtijdig te zien, doet zich de mogelijkheid voor om hier alert en tijdig op te reageren. Zoals bij de randvoorwaarden al benoemd werd, staat veiligheid van een klus voorop. Een klusbedrijf kan het zich niet veroorloven meerdere bedrijfsongevallen te permitteren.